我通常不会经常考虑打印。

实际上,我非常重视自己,因为他在时尚之前就已经无纸化了。

然后,2020年的在家办公的现实开始了,我意识到自己一直在撒谎。直到我被剥夺了办公室打印机的便利性后,我才意识到我经常需要一台打印机。

无论您的团队是否在家工作,事实都是无纸化办公室的承诺尚未兑现。

Statista对2020-2024年美国纸张最终用途市场产量的预测指出: 预计到2024年最终用纸量将增长0.3%。据估计,目前, 美国办事处的纸张使用量每年超过12万亿张.

办公室文件打印仍然是一件事情

在许多办公环境中纸张仍然占主导地位的原因有很多。

首先,员工倾向于将打印和扫描用作临时业务流程。例如,如果有人忘记带笔记本电脑,则可以为整个团队参加带有打印笔记的会议,这看起来更容易,更高效。

也许有一半的与会者随身携带了自己的印刷本,这样他们就可以在会议中回复电子邮件时随时关注议程。

现在,一个八人开会产生了十几张纸。

更合理地讲,某些事务处理流程(例如人力资源,会计和法律部门中的打印和扫描)往往是日常工作流程的一部分,例如扫描采购订单,打印发票或获取签名。

任何时候都在讨论无纸化办公的失败时,对环境的影响理所应当成为中心问题,但是与所有这些数据相关的安全隐患又如何呢?

我们通常不会像电子产品一样将纸张视为数据。因为纸是一种物理介质,所以打印的文件往往具有较少的移动性,并且经常在公司安全结构中被遗忘。

问题在于,尽管纸张的流动性可能确实较低,但也没有可追溯性。可能看不到一张看不见的纸,但这也是您无法控制的。

让我们回到八人,十二张纸的会议。

会议后有多少纸遗忘了?

当有人找到这些文件时,应该将它们放在粉碎机中还是存档中?

如果一个好心的雇员只想带些废纸回家供女儿上色,那怎么办?

您想将这些纸上的内容粘贴到某人的冰箱上吗?

视觉标记仍然对文档安全至关重要

在一个无纸化的世界中,无纸化提醒我们,视觉标记对于保护敏感文档仍然很重要。

文档处理和标记要求通常会根据公司,业务部门,标记的内容类型甚至共享方法而有所不同。

例如,通过电子邮件共享的文档可能不需要视觉标记,但是通过邮件或传真或办公室内备忘录发送的同一文档可能不需要。

在许多情况下,这些标志是强制性的,因此不能简单地由员工自行决定。 Titus客户最常用的设置之一是将页眉/页脚自动应用于印刷材料。

法律团队可能需要特定的页脚才能打印PowerPoint文件,公司传播团队可能需要任何印刷媒体的版权或“ ...的财产”声明,而人力资源部门通常要求印刷的PII素材带有水印以确保其不会被拖延在可窥视范围内的网络打印机上。

最后,印刷的视觉标记位于绝大多数 数据安全法规规范政府部门 和他们的承包商。

Titus如何帮助满足敏感文档分类的需求

Titus在他们的工作流程中扮演的角色使我们如此众多的客户所欣赏的是,它以对文件创建者尽可能透明的方式灵活地满足了这些独特的业务需求。

以创建包含敏感信息的文档为例。

保存后, 分类 and 元数据 自动应用。在这种情况下,由于内容是电子内容,而且由于Titus元数据保护其内容不被外部共享,因此不需要页眉或页脚。

但是,当用户打印文档时,公司政策规定,由于其中敏感数据的性质,将使用特定的页眉,页脚甚至对角水印来提供“尽职调查”法律保护,以防止未经授权的共享。

观看此演示如何 Titus分类套件 使您可以将print命令用作保护敏感文档的触发器:

无纸化办公室已经“拐角”了将近30年了。在一个完美的世界中,到目前为止,我们已经完成了纸本工作,但我感觉,在未来30年中,它将继续成为商业世界的重要组成部分。

在打印页面不再是一种有价值的业务工具的时代来临之前,必须选择像Titus这样的工具,这些工具必须能够灵活地满足现实世界的业务需求,而不是完美世界的业务需求。

资源://titus.com/blog/data-classification/i-bought-a-printer-then-started-thinking-about-document-security